אימות נתונים באקסל נועד להגדיר הגבלות על הנתונים שמוזנים בתא. אימות נתונים שימושי למטרות כגון:
- למנוע ממשתמשים להזין נתונים לא חוקיים
- ליצור רשימה נפתחת של ערכים חוקיים בהתבסס על רשימות
- לשמור על אחידות הקלט
- מתאים לשימוש ללא מקלדת
אימות נתונים לא יסולא בפז, כאשר רוצים לשתף חוברת עבודה עם אחרים בארגון וחשוב שהנתונים שהוזנו יהיו מדויקים ועקביים. דוגמא: נניח שאנו מעוניינים שמהנדסים יעדכנו טבלה עם חלקים שהם החליפו (כמות) ובהנחה שלכל מהנדס יש רק חלקים מסוימים שהוא יכול להזמין. כדי למנוע טעויות אנוש בזמן הזנת המידע, ניתן ליישם אימות הנתונים:
שלב 1: יצירת רשימה של שמות מהנדסים וחלקים שהם יכולים להזמין:
שלב 2: סימון אזור עבור אימות הנתונים (עמודה אחת בכל פעם). ניתן לבחור את כל העמודה או תאים מסוימים בלבד
שלב 3: בחירת לשונית "נתונים" ולאחר מכן "אימות נתונים"
שלב 4: שינוי הערך של "אפשר" ל- "רשימה" - ולעדכן את "המקור" נתונים
עכשיו ניתן לבחור רק אחד מארבעת השמות (דני, דודו, אלי ויוסי).
שלב 5: שיוך ערכים לאימות נתונים לכל מהנדס.
א) הגדרת טווח שם עבור כל מהנדס. סימון הערכים האפשריים והזנת שם המהנדס על הפינה השמאלית העליונה.
חשוב: למען פשטות השימוש בטבלה הסופית, יש לקרוא לטווח בשם מהנדס רלוונטי. ההגדרה תבוצע בעזרת נוסחת INDIRECT.
ב) בחירת אחד הערכים בעמודה "המהנדס", ואז לסמן את התא הראשון את האזור "מספר חלק" עליו רוצים להחיל את ההגבלות והכנסת "אימות נתונים" כדלקמן:
חשוב: לא לכלול "$" של הפונקציה "עקיף"
לחיצה על "הכנס", ולאחר מכן גרירת לתא התחתון ולשאר טווח, בכל התאים מתחת. עכשיו, עם בחירת "אלי" בטור "מהנדס" נקבל רשימה נפתחת עם מספרי חלקים של אלי בלבד.
