בכל עסק, מהקטן ביותר עד הגדול ביותר, מתקיימים תהליכים שלחלק ניכר מהם קיימת מערכת מידע התומכת בתהליך. מערכת מידע זו יכולה להיות מערכת ERP, סביבת ניהול של תקציבי פרסום, מערכת לניהול הזמנות או שלל קבצי אקסל ועוד צורות של ניהול נתונים. במקרים רבים לא קיים פתרון מדף עבור תהליך המנוהל בעסק בין אם זה תהליך עיקרי או משני. אגב, מצב זה יכול להיות נכון לעסקים קטנים כשם שהוא יכול להתקיים בחברות וארגונים גדולים ביותר. ארגונים גדולים לרוב מחזיקים במחלקות מערכות מידע ומנהלות מדיניות IT ריכוזית וממוקדת. אולם כמות התהליכים הגדולה שמתבצעים בארגונים גדולים עולה על אפשרויות לאיתור פתרונות מדף וזאת לפני אישורים והטמעות. כתוצאה ממצב זה, מחלקות עסקיות בארגונים גדולים פונים לפיתוח פנימי של כלים שיקלו על ניהול יומיומי של תהליכים.
פתרון בהתאמה לצרכי הלקוח
עסק אשר נדרש לאתר פתרון התומך בתהליך עסקי ייחודי יכול לגשת לסוגיה במספר דרכים. ראשית, כדאי לבחון אם קיים פתרון מדף בין אם להתקנה בארגון או בצורה של SaaS, כלומר מערכת מבוססת אינטרנט. יש לקחת בחשבון בהתאם לסוג העסק את שיקולי אבטחת הנתונים. לעתים, כאשר לא נמצא פתרון שמתאים בדיוק לתהליך, מומלץ לבחון אם קיימת אפשרות של מידול התהליך במערכת שייועדה לתמוך בתהליך אחר, למשל, ניהול פרויקטים במערכת CRM. אם לא נמצא פתרון מדף מתאים, ניתן לפנות לפיתוח מערכת או כלי התפורים בהתאם לצרכי התהליך. תהליכים רבים ניתנים לפיתוח בסביבה המוכרת לעסק במסגרת יישומי אופיס או שיירפוינט.
מגוון אפשרויות בסביבה מוכרת
במשק ובמגזר עסקי בפרט קיימים תהליכים רבים שאינם מגובים על ידי מערכת מידע מותאמת. לרוב, הפתרונות הקיימים הינם במסגרת יוזמה פנימית ומבוססים על שילוב של כלים בחבילת האופיס כגון אקסל, אאוטלוק, מצגות ומסמכים. יישומים אלו קיימים גם בגרסת ענן. ניתן למנות דוגמאות רבות ומגוונות לצרכים עסקיים הדורשים פתרונות מותאמים שחלקם מתבססים על שילוב בין היישומים.
מערכת לדיווח שעות עבודה לפי פרויקט
- דיווח דרך דפדפן אינטרנט או שרת ארגוני
- עיבוד נתונים והוצאות דוחות סיכום בלחיצת כפתור
- אפשרות לסינכרון אוטומטי של לקוחות
שליטה ובקרה על פרויקטים בעזרת כלים פשוטים
תהליך בקרה תקציבית ולוחות זמנים של פרויקטים מבוצע בהרבה ארגונים בצורה ידנית על בסיס קבצי אקסל ש"מישהו פעם בנה". את התהליך אפשר וכדאי לשדרג למערכת עדכנית ואוטמטית יותר ועם זאת בעלת יחס עלות-תועלת משתלמים. דיווח השעות לפי עובד לפי פרויקט יכול להתבצע דרך כל מכשיר נייד או נייח עם חיבור לאינטרנט. הניתוח של הנתונים ברמת מנהל יכול להתבצע בכלי אקסלי מתקדם עם אוטומציה לתהליכי בקרה תקציבית
מערכת לניהול הסמכות עובדים
- ניהול הסמכות עובדים בממשק ידידותי
- הוצאות דוחות מצב לפי חתכים שונים
- מעקב אחר התפתחות עובד לפי תקופה
- שיפור רמת האיכות ושביעות רצון העובדים
מטבלאות ידניות למערכת מובנית
עובדים הינם נכס חשוב ביותר בייחוד עבור ארגונים יצרניים. בתעשייה העובדים עוברים קורסים והסמכות רבות, ועל כן נדרשים המנהלים לרכז ולנהל את הנתונים של הסמכות עובדים כחלק בלתי נפרד מתפעול התהליך העסקי. מערכת סדורה וידידותית מאפשרת למנהלים לקבל ממשקי הזנה ואחזור לדוחות לפי חתכים שונים ועד רמת העובד.
כלי לדיווח הוצאות
- דיווח הוצאות מגוונות דרך טופס WEB או אקסל
- דוחות סיכום לפי חתכים שונים
- שליחה אוטומטית של מיילים לעובדים
דיווח בכלי מותאם לשיפור היעילות וחסכון בזמן
דיווח הוצאות, ככל דיווח נתונים אחר בארגון, דורש מערכת מידע התומכת בתהליך זה. ברוב החברות הגדולות קיימות תוכנות ייעודיות או מודולים של ERP. בחברות בינוניות וקטנות לרוב מתנהל תהליך איסוף נתונים כמו הוצאות בצורה ידנית או אל גבי גיליונות אקסל בסיסיים. ניתן לשדרג את הגיליונות הללו למערכת בעלת ממשק משתמש ומבנה נתונים ולהינות ממערכת פשוטה העונה על הצורך.
אפליקציה לבניית תכנית עבודה לפי תחזית
- אלגוריתם היוריסטי לבניית תכנית עבודה ושיבוץ עובדים לפי הסמכות
- מבוסס על פרמטרים דינאמיים כגון תחזית מכירות, הסמכות ועוד
- פלט בצורה של גאנט (ניתן להתאמות)
- חסכון של עשרות אחוזים בזמן בניית תכנית ידנית
מתהליך ידני מורכב לכלי אוטומטי ידידותי
תהליך בניית תכניות עבודה לקו ייצור הינו תהליך מורכב התלוי במספר רב של גורמים. תהליך הכנת התכנית עלול לקחת כמה שעות בצורה ידנית ועדיין התומאה תהיה רחוקה מאופטימלית. בהינתן תחזית לייצור, הסמכות עובדים למוצרים, כמות משמרות, סדר עדיפויות למוצרים וגורמים נוספים, מתקבלת מעטפת הניתנת למידול לכדי אפליקציה נוחה, המחזירה תוצאה תוך מספר דקות.
פלטפורמה לאיחוד נתונים ממקורות שונים
- איפיון וניתוח תהליך מידע נדרש
- מינוף פלטפורמה ETL לקליטה והתאמה של נתונים ממערכות שונות
- איחוד נתונים לניתוח מובנה של תהליכים
מנתונים במקומות שונים למידע בעל ערך במקום אחד
ברוב הארגונים קיימות מספר מערכות מידע לניהול תהליכים עסקיים של החברה. אולם בהרבה מקרים לא קיימת אינטגרציה מלאה בין המערכות ועל כן נדרשת עבודה של איחוד וניתוח נתונים לרוב בצורה ידנית. במקום זאת, לאחר איפיון הצורך ניתן להתאים פלטפורמה קיימת לקליטת נתונים ממקורות שונים ותכנון תהליכי העברת הנתונים למידע בעל משמעות וערך תפעולי או עסקי.
תוספים לאופיס לפי דרישה
- פיתוח בהתאמה של כלים מתקדמים באקסל, אקסס ויישומי אופיס אחרים
- פיתוח תוספים לאקסל לאוטומציה של עבודה ידנית
- מיקסום הערך של התוכנות הקיימות בארגון
- שיפור תהליכים וביצועים עסקיים
פתאום זה נראה אחרת
אפשרויות רבות טמונות בפיתוחים בפלטפורמות האופיס השונות, לרבות אקסל, בינה עסקית לאקסל, אקסס, אאוטלוק ופאוורפוינט. החל מאיפיון הצורך שאינו מגובה על ידי מערכות מקצועיות דרך פיתוח כלים ותוספים בהתאמה מלאה לתהליך ועד הטמעה מוצלחת - ייתכן שזהו המתכון שעשוי לפתור כמה בעיות ולגשר על מספר פערים בתהליכי מידע בארגון.
