התאמת הפתרון לצרכים הינה אחד המפתחות ליישום מודל של תוכנה בארגון. לתוכנות מדף גדולות ומורכבות, הדורשות לעיתים תכופות התאמות לצרכים ספציפיים, יתרונות וחסרונות משלהן. כנ"ל גם לפתרונות קטנים יותר באקסל ותוכנות אופיס אחרות. אמנם פתרון בית ספר לא קיים, אך אפשר למנות מספר קוים מנחים שניתן להיעזר במהלך בניית היישום. 

1. איפיון

מומלץ מאוד להתחיל באיפיון שיגדיר את ממשק משתמש, הלוגיקה, הקלט והפלט. בין מרכיבי האיפיון הבסיסיים קיימת התבוננות והבנה של הצרכים וסביבת השימוש, מיומנות המשתמשים וזרימת התהליך בתחילתו ועד סיומו. איפיון טוב משפר את תהליך הפיתוח והתוצאה הסופית.

2. מודל

בניית מודל ראשוני שעדיין לא כולל את כלל מרכיבי המודל, אלא רק את חלקי השלד עוזר ביצירת תמונה כללית ומאפשר להתקדם בתכנון הן בגדול והן בפרטים. מומלץ לבנות מודל קרוב ככל הניתן לתוצר הסופי עוד בטרם הוספת נוסחאות או קוד. כך ניתן לחשוב על מרכיבי המודל באופן מלא יותר ולזהות דרכי פתרון שיתאימו לכל אורכו ורוחבו של הפתרון.

3. פשטות

כלי טוב הוא כלי פשוט. לא תמיד קל לבנות יישום פשוט וכדאי להכיר כמה שיותר גישות ורעיונות לפתרון בעיות. אבל הפשטות משתלמת גם במהלך הפיתוח וגם לאחר מכן בשימוש שובתחזוקה. במקרים של רמת סיבוכיות גבוהה, ניתן לחשוב על פיתוח בסבבים בדומה למתודולוגיה של AGILE.

4. ממשק

תכנון ממשק משתמש פשוט וידידותי יסייע למשתמשים להתחבר לפתרון ולהנות ממנו.לתכנן את אופן החזקת הנתונים באקסל (איזה מבנה גיליונות וטבלאות יתאים יותר להשגת מטרה).

5. מבנה

לתכנן את אופן החזקת הנתונים באקסל, כלומר מהו המבנה של הגיליונות והטבלאות שיתאים ליישום המודל באופן הפשוט ביותר. בשלב זה חשוב גם לתכנן את הקשרים הלוגיים בין מרכיבי המודל, רמת שילוב הנוסחאות והתכנות, ושילוב הממשק במבנה.

6. נוסחאות

להשתמש בנוסחאות קיימות היכן שניתן ולהשתדל להחזיק נוסחאות עם הפניות מתאימות במקום מוגדר של נוסחאות ולא על פני גיליונות רבים. עודף נוסחאות הופך את המודל לכבד, איטי ומורכב להבנה ועדכונים. ניתן לפצל נוסחאות מורכבות לתתי נוסחאות בתאים נפרדים על מנת להקל על מבנה נוסחא בודדת. מאידך, לא תמיד מומלץ לשים כמות גדולה של נוסחאות פשוטות שניתן להמיר לנוסחא אחת.

7. תכנות

כדי לבנות יישום מלא לעיתים נדרש תכנות באקסל:

  • בניית אפליקציות בעזרת תכנות באקסל VBA
  • בניית תוספים יחודיים עם תכנות ב-VSTO בשפת VB.NET או #C

8. הגנות

ניתן לנעול גישה לתאים/גיליונות מסוימים על מנת למנוע שיבוש אפשרי של המודל. כמו כן, לעיתים עדיף להשתמש בטפסים.

9. נצילות

כדאי לנצל את היתרונות של אקסל ולהימנע מחסרונותיו, כלומר לא הכל ניתן לפתרון באקסל ולא בכל מקרה הוא מתאים, אך אם הוחלט ללכת עם אקסל אז כדאי לנצל את הנוסחאות ולשלב קוד.

10. מידע

המידע כיום זמין מאי פעם. כדאי לנצל זאת וזה לא מסובך אם מנסחים נכון את נושא החיפוש. אפשר לנסות כמה ניסוחים שונים עד שמגיעים למידע המיוחל.

 

דוגמא לפתרון אקסל - לפני ואחרי 

מחירון מוצרים המוחזק באקסל הינו תופעה נפוצה בעולם העסקי בזכות נוחות, גמישות ונגישות רבה לאקסל. אולם, פתרון שהגישה אליו התהוותה בטלאים וללא תכנון מקדים ידגים ביצועים פחותים ויהיה קשה יותר לתפעול ותחזוקה. לקחנו את המודל הקיים ובנינו מודל חדש לפי עקרונות לעיל. כעת, נוכל לבצע השוואה.

השוואת מודל אקסל - לפני ואחרי

  • כמות גיליונות: לפני = 12, אחרי = 5
  • כמות נוסחאות: לפני = 360, אחרי = 60
  • הוספת פריטים למחירון: לפני = ידנית לגיליון חדש, ידנית לפלט, אחרי = ידנית למבנה נתונים, אוטומטית לפלט
  • ממשק משתמש: לפני = הפרדת צבעים בין גיליונות רבים, אחרי = גיליון ראשי הכולל יכולת לייצא 3 פלטים מסוגים שונים על בסיס הגדרות פרמטרים דינאמיים, כפתורים מעוצבים לביצוע פעולות, ממשק חיפוש מוצר בקטלוג, ממשק להצגה או הסתרה של מקרא
  • תכנות: לפני = ללא, אחרי = שימוש ב-VBA לבניית קטלוג מחירים (זמן ריצה כ-10 שניות עבור כ-250 מוצרים)
  • מבנה: לפני = מוצר פר גיליון במבנה דומה אך לא אחיד, אחרי = הוספת גיליון פרמטרים, גיליון DB להחזקת כל הפריטים בטבלה אחת, הוספת מקרא למאפייני הפריטים כגון צבע, מידה וכו'