נוית שואלת:
שלום,
נזכרתי שבעבר עזרת לי מאוד עם נוסחא באקסל ואודה לעזרתך בשנית.
אני רוצה לאחד 2 גליונות לגליון אחד אבל באמצעות תנאי (אם השם משפחה שווה לשם משפחה אז תוסיף).
תודה מראש וגמר חתימה טובה!
תשובה:
שלום נוית,
השיטה לאיחוד טבלאות על בסיס שדה מפתח הינה בעזרת שימוש נכון בפונקציית VLOOKUP ופונקציית MATCH.1) נרצה להוסיף עמודות "תפקיד" ו"מחלקה" מטבלה 2 לטבלה 1 על בסיס תעודת זהות:
2) טבלה 2 נמצאת בגיליון "מצבת עובדים" ומכילה תעודת זהות כעמודה ראשונה - זה יקל על התאמה בנוסחת VLOOKUP:
3) את הנוסחאות החדשות כדאי לבנות בצורה מלאה כלומר עם קיבוע נכון לשורות ועמודות, חיפוש מספר עמודת תוצאה לפי שם עמודה והתייחסות למקרה שתעודת זהות לא נמצאה במצבת עובדים:
נפרק את שיטת בניית הנוסחה לגורמים:
1 - תנאי IFERROR מתייחס למקרה שבו המפתח על פיו מבוצעת ההשוואה לא נמצא בטבלת מקור. במקרה הזה תוצאת הנוסחה תהיה "--- לא נמצא במצבה ---".
2- בפונקציית VLOOKUP נחפש לפי תעודת זהות בעמודה D וניישם קיבוע של העמודה D עם סימן $, כך שאם מעתיקים את הנוסחה לתאים מימין או משמאל, עמודה תישאר כערך לחיפוש.
3 - על מנת להגדיר את מספר העמודה בגיליון מקור למשיכת נתונים, נשתמש בפונקציית MATCH. פונקצייה זו תאתר את מספר העמודה עם אותו שם בלבד. לכן, במידת האפשר, מומלץ להחזיק שמות זהים לעמודות עם אותם נתונים בטבלאות או גיליונות שונים. כך ניתן לשמור על עקביות בחיפוש הנתונים. בנוסחת MATCH נבצע קיבוע על שורה 4 שהיא שורת הכותרות, וכן נקבע את שורה 3 בטווח ההתאמה בגיליון מצבת עובדים.
4 - הנוסחה שהתקבלה מתאימה ללא שינוי גם לעמודה "מחלקה" מכיוון שהתאמת מספר העמודה ביגליון מקור מבוצעת בצורה דינאמית בתוך הנוסחה.
5 - מומלץ לשמור את הנוסחאות בשורה מעל הכותרות. בצורה זו ניתן להעתיק ולחשב לפי הצורך את הנוסחאות על הטווח המחושב, לבצע חישוב (F9) ולהעתיק ולהדביק שוב את הטווח רק עם ערכים. כך הקובץ לא יעלה במשקל ויגיב מהר יותר.
6 - בטבלה 1 ניתן בקלות לאתר את כל השורות שלא נמצאו בעזרת השמת סינון על שורת הכותרות.
בברכה,
צוות AnyFit