כיום יישומי אופיס מותקנים על מחשבים וזמינים ברוב הארגונים במשק על כלל מגזריו העסקיים. האופיס משמשי צרכים רבים במסגרת התהליכים העסקיים של הארגון. הנה כמה דוגמאות אופייניות לתוכנות אופיס ושימושים:

  • תוכנת האי-מיילים אאוטלוק משמשת לתקשורת אלקטרונית ומאפשרת לשלוח ולקבל הודעות, לצרף ולהוריד קבצים, לנהל רשימות קשר, לקבוע פגישות ביומן ועוד
  • תוכנת הגיליונות האלקטרוניים אקסל משמשת לחישובים, ניהול טבלאות מספרים, איסוף וניתוח נתונים, הצגה גרפית של מידע
  • תוכנת אקסס מאפשרת ליצור מערכות מבוססות מבנה נתונים למשל, מערכת לניהול לקוחות, ניהול הסמכות ועוד דוגמאות אינספור
  • תוכנת הוורד הינה מעבד תמלילים המשמשת לכתיבה של מסמכים
  • תוכנת פאוורפוינט מאפשרת ליצור מצגות

office_tools

שילוב של יישומי אופיס

לכל יישום בחבילת האופיס, הנקראת לעיתים חבילת הפרודוקטיביות, ייחוד ויכולות משלו. אולם כאשר ממפים את התהליך עסקי בצורה מלאה, מגלים כי נדרש שימוש משולב של כמה יישומים לאורך התהליך. כך לדוגמא, אחרי ניתוח נתונים באקסל וקבלת גרפים וטבלאות סיכום, נדרש לייצר מצגת. את העבדוה הזו ניתן לשלב באקסל בעזרת אוטומציה, כאשר המצגת תיווצר מתוך האקסל בלחיצת כפתור.

להלן מספר דוגמאות נוספות לקישוריות ואינטגרציה של יישומי אופיס שונים שניתן לפתח לכדי תהליכים אוטומטיים, למשל: 

  • בניית מצגת PowerPoint אוטומטית על בסיס דוחות אקסליים
  • שליחה של קבצים דרך Outlook או פרוטוקול דואר ללא שימוש באאוטלוק
  • שיתוף קבצים ויצירת אפליקציות ב-SharePoint
  • טרנזקציות הדדיות של נתונים בין אקסל לאקסס
  • הפקת דוחות Word בהתבסס על בסיס נתונים SQL Server
  • שיתוף בין אפליקציות אופיס לאפליקציות Web
  • תכנות באקסל, פיתוח מערכת באקסס ויישומי אופיס נוספים

שימוש ביכולות אלה מאפשר לפתח מודלים פשוטים או מורכבים, שמשלימים את מערכות מידע בארגון ויוצרים הזדמנויות של ניצול משאבים מיטבי במסגרת אילוצים שונים. 

יתרונות של חבילת אופיס

 בין היתרונות ניתן למנות:

  • זמינות יישומי אופיס במירב הארגונים
  • גמישות וזמן פיתוח
  • עלויות נמוכות בכמה סדרי גודל בהשוואה למערכות מדף
  • היישומים הבסיסיים מוכרים למשתמשים וסף ההתנגדויות נמוך יחסית
  • ניתן לחסוך הרבה זמן עבודה על ידי אוטומציה
  • התממשקות למערכות אחרות דרך קבצי ביניים
  • כמות רבה של מומחים וידע רב באינטרנט זמינים

שימוש מקצועי ומתקדם בחבילת האופיס, הכולל תכנות באופיס, מאפשר חסכון בזמן ורמת ביצועים משופרת בתהליך העסקי.

שילוב יישומי אופיס

  • שילוב יכולות אקסל עם אאוטלוק לבניית תהליכים אוטומטיים של שליחת וקבלת הודעות html מעוצבות, צירוף והורדת קבצים ועוד
  • בניית מצגות PowerPoint ומסמכי Word בצורה אוטומטית בשילוב של Excel
  • יישום פתרונות SharePoint בשילוב אוטמציה של כלי אופיס
  • שילוב יכולות חישוב של אקסל עם יכולות אחסון וטפסים של אקסס

למנף את היתרונות של הכלים הקיימים

לכל יישום בחבילת האופיס, הנקראת לעיתים חבילת הפרודוקטיביות, ייחוד ויכולות משלו. אולם כאשר ממפים את התהליך עסקי בצורה מלאה, מגלים כי נדרש שימוש משולב של כמה יישומים לאורך התהליך. כך לדוגמא, אחרי ניתוח נתונים באקסל וקבלת גרפים וטבלאות סיכום, נדרש לייצר מצגת. את העבדוה הזו ניתן לשלב באקסל בעזרת אוטומציה, כאשר המצגת תיווצר מתוך האקסל בלחיצת כפתור.