מערכות ליבה ב-IT
מערכות ליבה כגון ERP, CRM, מחסני נתונים, בינה עסקית ואפליקציות נוספות מהוות רובד יסודי במבנה ופעילות הארגונים.
מערכות אלו תומכות בתהליכים עסקיים ומספקים תשתיות לצרכי ניהול, בקרה, מדידה וקבלת החלטות. אולם, כמו במבנים מסובכים רבים, קיימים מכשולים בדרך לשיקוף מלא של תהליכים. דינאמיות עסקית דורשת ביצוע עדכונים והתאמות יקרות. למשל, אינטגרציה של מערכות בתתי ארגונים עם מערכות של ארגון אב, זה פרויקט בעלות גבוהה מאד וברמת מורכבות גדולה. וכך, לעיתים קרובות, נאלצים המשתמשים למצוא פתרונות יצירתיים על להמשיך ולספק תשובות לגבי רמת ביצועים. בשלב זה מגיע האקסל משולחן עבודתו של מומחה רכש, למשל, והוא מוצא שיטות ודרכים לגשר על הפערים.
פיתוח כלים אוטומטיים באופיס מאפשרים שאיבה של נתונים ממקורות שונים וממערכות מגוונות, ביצוע עיבוד נתונים מובנה והפצת התוצאות בצורת דוחות.
על מנת למקד את הדיון סביב תהליכי IT, נתמקד במקומו של אקסל במפת IT ארגונית. נבדיל בין חברות גדולות, בינוניות וקטנות. מרבית הארגונים מכל גודל ומכל מגזר מחזיקות ומתחזקות מערכות מידע ברמות שונות על מנת לתמוך בתהליכים העסקיים.
ממערכות ליבה לצרכים עסקיים
נקח, למשל, חברה גדולה במגזר התעשייתי. נגלה שהחברה מתחזקת מספר מערכות ליבה לאורכו של התהליך העסקי במחלקות הבאות:
- מחקר ופיתוח
- שרשרת אספקה על מרכיבי הלוגיסטיקה, הרכש והייצור
- שירות ותחזוקה
- שיווק ומכירות
- כספים
- משאבי אנוש ועוד
מחלקות אלו נסמכות על מערכות ליבה כגון ERP, CRM, SCM ועוד. רבים הם מקרים בהם חלקים מסוימים בתהליך העסקי אינם מגובים במערכות ליבה כך שלמחלקה אין יכולת מובנית למדוד או להפיק משמעויות מנתונים. במקרים אחרים קיים צורך באינטגרציה בין נתוני המערכות, למשל בין CRM ל-ERP. תופעות אלו קיימות בהרבה ארגונים גדולים ונפוצות יותר בארגונים שמחזיקים מערכות מדורות קודמים או עברו רכישות ומיזוגים. בתסריט כזה מקומו של אקסל הוא משלים. כלומר, אקסל יכול לשמש כלי עזר לניתוח נתונים מתוך מערכות ליבה. אנליסטים משקיעים שעות רבות בכריית נתונים ממקורות שונים על מנת לתרגם נתונים יבשים למידע בעל משמעות ונראות. בין גורמים נוספים שמשפיעים על מקומם של כלים כמו אקסל נמצאת מדיניות ה-IT בארגון. מדיניות ריכוזית, שנובעת מטעמים כגון התאמה אסטרטגית לצרכי הארגון, תחרותיות והמשכיות, מאלצת משתמשים רבים לחפש חלופות זמינות לעיבוד נתונים. אקסל נמצא בצומת זה ככלי בעל יכולות מתאימות כמעט לכל מטרה. מטרה זו ניתנת להשגה בדרך הקשה, על ידי עבודה ידנית מאומצת, תוך שימוש ביכולות הבסיסיות של אקסל. מאידך, ניתן להתקדם לפיתוח מודל מקצועי על בסיס VBA ותוך ניצול מנועי SQL, אינטגרציה למערכות שונות ואפילו ממשק אינטרנטי. בניית מערכת באקסל הינה מהירה ומספקת ביצועים ברמה טובה. כשזה נעשה בצורה מקצועית, כוחו הגלום של אקסל מתגלה במלוא עוצמתו.
כעת, נביט על ארגונים בינוניים וקטנים. צרכיהם לרוב דומים לאלו של הגדולים. התקציבים לרוב צנועים יותר ומנותבים בכיוונים אחרים ממערכות מידע כבדות ויקרות. במקרים כאלו, אקסל, אקסס ופלטפורמות זמינות אחרות מהוות חלופה זמינה לפתרון. גישור הפערים על ידי מערכות פשוטות וקטנות נגיש תקציבית ונותן מענה אפקטיבי. עם זאת, לעיתים ארגונים נמנעים כלל ממערכות ממוחשבות ולומדים להסתדר עם מה שיש או מה שאין, במקום לנצל את פוטנציאל הטמון בפלטפורמות זמינות.
ERP במרכז התהליך העסקי
נרחיב את הדיון עם יחסי הגומלין בין מערכת ERP לאקסל בארגון יצרני בינוני-גדול. ERP הינה ממערכות IT המרכזיות בארגון ומשמשת לתכנון משאבי הארגון (Enterprise resource planning). רוב הארגונים מטמיעים מודולים בהתאם לצרכים ואילוצים שונים. למשל, מודול ניהול מלאי הינו מרכיב בסיסי בכל מערכת ERP בארגון יצרני. כדי לזקק תמונת מצב מלאה מתוך מערכות ליבה כגון ERP לא פעם נדרשת עבודת השלמה של ניתוח הנתונים, שכוללת הצלבת דוחות שונים על מנת לזקק מדדים או תובנות. לרוב, עבודה זו מתבצעת ידנית באקסל. חשוב להכיר גם את האפשרות של אוטומציה ושימוש בכלים מותאמים לתהליך ניתוח הנתונים.
השלמת פערי ERP-CRM באקסל - דוגמא
דוגמא אופיינית לאפשרות של הפעלת אקסל ככלי מגשר בין מערכות מתמקדת בצורך של השוואת תכנית ייצור לתכנית מכירות לפי לקוחות. ברור, כי קיים קשר ישיר בין תכנית ייצור לתכנית מכירות כאשר מתודולוגיות ייצור שונות מציעות מודלים שונים לתכנון. אחד האספקטים שיש למדוד הוא כמות הזמנות צפויה על בסיס היסטורי מול תכנית ייצור כפי שתוכננה לשנה או לרבעון. בעסק דינאמי השוואה כזו נדרשת אחת לשבוע ומסתמכת על פלטים ממערכת CRM ומערכת ERP, כאשר אין ממשק או דוח ייחודי העונה לצורך המתואר. במצב כזה אנליסט יבצע את הניתוח לרוב באקסל כאשר רמת היעילות של עבודתו תלויה במידה רבה ברמת שליטתו ביכולות אקסל.
לסיכום, אקסל אוצר בתוכו יכולות רבות על מנת להשלים מערכות ליבה גדולות. בהיעדר מערכות ליבה, יכול אקסל להוות חלופה זמינה לכל מטרה ולהוות מערכת בפני עצמו. מתכנת אקסל מומחה יכול לפתח כלים ברמה מפתיעה ותוך זמן סביר, כלים בעלי ממשק מוכר וגמישות מצד המשתמש. ובכן, כדאי לשקול את יכולתיו של אקסל כאשר מחפשים אחר פתרונות נגישים, אפקטיביים וידידותיים בעולם מערכות מידע, הן בארגונים הגדולים והן בחברות בינוניות-קטנות.