עם כניסת אופיס 365 ושיירפוינט של מייקרוסופט לענן נפרסות אפשרויות חדשות לאיסוף וניהול מידע לעסקים בכל גודל. אחת הצורות הנגישות לאיסוף נתונים הינה בעזרת טפסים וקיימות מספר דרכים להשתמש בטפסים על בסיס אופיס 365. בעבר יישום בשם InfoPath סיפק אפשרויות לפיתוח טפסים, אך המוצר הזה נסגר על ידי מייקרוסופט. הפונקציונליות שהיתה ל-InfoPath מוצעת על ידי אופיס 365.

טפסים לאיסוף נתונים יעיל

קיימות כמה חלופות לפיתוח ועבודה עם טפסים בחבילה הנוכחית של אופיס 365 ושיירפוינט:

  • בעזרת Excel Surveys של אקסל אונליין
    • מבוסס על אקסל אונליין ומאפשר בנייה אינטואיטיבית שלך טפסים שניתן למלא בצורה מקוונת
  • בעזרת טפסים של SharePoint Online
    • מבוסס על Lists של שיירפוינט
  • בעזרת אקסס בשילוב עם שיירפוינט
    • מבוסס על בניית הטופס באקסס והשלמת התהליך בשיירפוינט, מאפשר הגדרות מורכבות יותר

דוגמא של שאלון באקסל אונליין

נתאר את אחת הדרכים הפשוטות והיעילות לאיסוף נתונים ממשתמשים רבים בו-זמנית דרך אינטרנט - בעזרת סקרים של אקסל (Excel Surveys). ראשית, נכנסים לחשבון OneDrive ויוצרים קובץ אקסל אונליין. בתפריט של סרגל ראשי ניגשים לסקרים:

כל שדה ניתן להגדיר בהתאם לצורך (שדה מספרי, טקסט, בחירה מרשימה ועוד):

 

 כאשר הטופס מוכן, ניתן לשתף אותו עם אנשים או לקבל לינק על מנת להיכנס דרך דפדפן אינטרנט.

הנתונים שיוזנו דרך הטופס ייקלטו בגיליון אקסל בעמודות התואמות את השדות בטופס. כמובן, לאחר קבלת הנתונים הדרושים, ניתן לבצע ניתוח נתונים באקסל.

שימושים אופייניים בטפסים

טפסים מהסוג לעיל יכולים לשמש למטרות איסוף מידע בתסריטים רבים ומגוונים.

נמנה כמה דוגמאות לשימושים:

  •  שילוב טפסים במערכת פנים ארגונית לדיווח שעות עבודה לפי פרויקט
    • העובד ניגש לטופס הדיווח מכל מקום דרך האינטרנט
    • העובד בוחר את שם הפרויקט, את התאריך ומזין את כמות השעות ופירוט העבודה
    • הנתונים נצברים בטבלה שניתן לנתח ולקבל עלות פר פרויקט, עלות פר עובד לפי תקופות ותובנות נוספות
  • שימוש בטפסים לאיסוף נתוני דרישת הזמנות לפי פריט
    • בחירת קטגוריית פריטים
    • בחירת פריט והזנת מלאי קיים/נדרש
    • מילוי תאריך אספקה רצוי
    • כך נוצרת טבלת הזמנות מלאי שבעזרת הנתונים שבה ניתן למדוד את הקניינים ואת הספקים
  • סקר שביעות רצון לקוחות
  • סקר שוק או מוצר

לסיכום, שימוש בפונקציונליות של טפסים על גבי אינטרנט מאפשר איסוף יעיל ופשוט, שיכול לשפר משמעותית תהליכי מידע בארגון.