יישום המצגות של מייקרוסופט, PowerPoint, הינו חלק מחבילת האופיס ומותקן על רוב המחשבים בארגונים. בניית מצגות PowerPoint והצגתן לדרג הניהולי הפכו לחלק מהשגרה בארגונים רבים.

מהם מקרי השימוש הנפוצים במצגות? הנה כמה דוגמאות אופייניות לעולם העסקי:

  • תיאור תהליך עסקי או טכנולוגי תוך שילוב אלמנטים גרפיים ואנימציות
  • הצגת חלופות לשיפור תהליך
  • בניית חומר שיווקי כגון ברושור
  • הצגת דוחות סיכום תקופתיים והצגתם לדרג ניהולי

באשר לנקודה האחרונה של הצגת נתונים במצגת, נדרשת עבודה מקדימה של ניתוח הנתונים. במקרים רבים הנתונים הגולמיים מיוצאים מתוך מערכת IT מרכזית, למשל SAP, ועבודת הניתוח מתבצעת לרוב באקסל. לאחר ההתאמות וסידור הנתונים, גרפים וטבלאות מועתקים למצגת PowerPoint ומוצגים בישיבות או נשלחים באי-מייל.

בניית מצגת בצורה אוטומטית

הכנת מצגת שלדית, ללא תיאור פרטני של תכולת השקפים בהערות, יכולה לקחת זמן ניכר, בייחוד אם מדובר במצגות המכילות מידע רב ומוצגות מדי שבוע. ובכן, את הכבודה הזו ניתן לחסוך בעזרת תכנות אקסל, כך שהמצגת תיבנה בלחיצת כפתור בצורה אוטומטית. ניתן ליצוק גרפים וטבלאות מתוך אקסל שישירות לתבנית מוכנה מראש של מצגת שבועית או לחילופין לבנות מצגת חשדה.

מה התהליך הידני לבניית מצגת על בסיס נתונים שהוכנו באקסל?

  • בחירת גרף רלוונטי, העתקה
  • מעבר אל PowerPoint, הדבקת הגרף
  • סידור הגרף מבחינת גדול ומיקום
  • הוספת קופסאות טקסט להערות
  • מעבר לאקסל לגרף/טבלה הבאים
  • כך X פעמים עבור X שקפים...
  • סיכום: עבודה עם חזרתיות גבוהה, 20 דקות

 כיצד יתבצע התהליך לאחר אוטומציה?

  • בחירת כל הגרפים והטבלאות למצגת ע"י סימון
  • לחיצה על כפתור - פעם אחת
  • הגרפים/טבלאות מסודרים במקום הנכון ובגודל הנכון בעזרת ממשק הגדרות פשוט
  • סיכום: 2 דקות בלחיצה אחת

 אוטומציה = חיסכון בזמן

נתאר בקצרה תסריט שימחיש מספרית את החסכון בזמן בעזרת אוטומציה. מצגת סטנדרטית של 10 גרפים ו-5 טבלאות לייצוא ל-PowerPoint דורשת כ-15-20 דקות של עבודת העתקה מאקסל וסידור והתאמות בשקפים של מצגת פאוורפוינט. 20 דקות מדיי שבוע. אותו תהליך בצורה אוטומטית ידרוש פחות מ-2 דקות. החסכון הוא פי 10 והחזר השקעה המשוער הוא יום אחד.