תוכנת אאוטלוק מוכרת לרוב המשתמשים הארגוניים בתור תוכנה לניהול תקשרות של אי-מיילים וזימון פגישות. הגדרה רחבה יותר קוראת ל-Outlook תוכנת ניהול אישי. ואכן, בנוסף לאי-מיילים ויומן פגישות אאוטלוק מאפשרת גם ניהול אנשי קשר, ניהול משימות, לוח שנה, פתקים לתזכורת. אאוטלוק יכולה להכיל מספר חשבונות דואר אלקטרוני. הודעות הדואר מורדות למחשב ונשמרות בו. ניתן למחוק, לסמן, לסדר בתיקיות, לבצע חיפוש, מיון ועוד פעולות רבות עם הודעות הדואר של אאוטלוק. הגרסאות החדשות של חבילת אופיס 365 מאפשרות גם גישה אינטרנטית לתיבה וממשק עדכני ועשיר.
אאוטלוק - כלי תקשורת ארגוני
Outlook הינו כלי התקשורת המוביל בארגון שמאפשר העברת מסרים וקבצים בין בעלי תפקידים, מחלקות, מנהלים וכפיפים, בין הארגון ללקוחותיו. רוב התקשורת הרשמית נעשית דרך אאוטלוק. כמות המיילים שנשלחת ונקראת בכל יום, בייחוד בארגונים גדולים, מהווה גורם משמעותי בסדר יומם של עובדים. לעיתים באופן מטריד. קיימים מחקרים רבים ושיטות מגוונות להתייעלות בניהול תיבת הדואר האלקטרוני. בנוסף, ניתן להציע אוטומציה לחלק מהתהליכים הארגוניים שעוברים דרך Outllok. מכיוון שאאוטלוק הינו חלק אינטגרלי לחבילת האופיס, ניתן למנף את הקישוריות המובנית בין יישומי אופיס, לרבות אאוטלוק ואקסל.
אוטומציה בין אקסל לאאוטלוק
בתהליכים עסקיים רבים אאוטלוק נמצא על נתיב התהליך בצורה זו או אחרת. במקרים בהם התהליך כולל איסוף וניתוח הנתונים, תיעוד ו/או הצגה המתבצעים במסגרת חבילת האופיס (אקסל, וורד ופאוורפוינט בהתאמה) ניתן ליישם אוטומציה ולייעל את התהליך בצורה משמעותית.
להלן כמה דוגמאות לתהליכים שניתן להכניס בהם אלמנטים של אוטומציה:
- תהליך של ניתוח נתונים באקסל ושליחת המסקנות/תמונת מצב באאוטלוק עם העתקה מאקסל של מספר גרפים וטבלאות בגוף האי-מייל ובצירוף קובץ הנתונים
- ניתן ליישם אוטומציה לחלק של אאוטלוק כאשר תוכן האי-מייל ייכתב אוטומטית בהתאם לתבנית מוגדרת והקובץ יצורף אוטומטית. האי-מייל יכול להישלח מיידית או להמתין כטיוטא לאישור ושליחה ידנית
- תהליך של ניתוח נתוני ביצועים של לקוחות רבים מתוך מערכת מידע אחת, כאשר תוצאה של ניתוח נשלחת בקובץ PDF לכל לקוח בנפרד
- כאשר מדובר בעשרות ומאות לקוחות תהליך כזה יכול לקחת עד 3 שעות מדיי שבוע. אוטומציה של התהליך תביא לחסכון של מאות ואלפי אחוזים בזמן העבודה
- תהליך יומי של קבלת קובץ נתונים לאאוטלוק משרת של מערכת לניהול הייצור, הורדתו לאקסל והעתקת נתונים לכלי אקסל מרכז, המשמש לניהול ומעקב אחר רצפת ייצור
- ניתן לתזמן משיכה והעתקה אוטומטית של קובץ הנתונים מאאוטלוק למבנה נתונים של כלי אקסלי. אוטומציה שחוסכת כשעה מדיי שבוע ומונעת טעויות בפעולות ידניות
- שליחת מיילים של ברכת חג ללקוחות, כך שלכל לקוח נשלח מייל נפרד עם פנייה אישית
- פיתוח מודול אוטומציה ובעזרת ייצוא רשימת אנשי קשר מאאוטלוק לאקסל, ההודעה תישלח בלחיצת כפתור עם טקסט מותאם לכל לקוח
חסכון של שעות
על מנת להמחיש את היכולות של שילוב אאוטלוק ואקסל, נתאר תהליך אופייני לדוגמא. הדוגמא לקוחה מעולם ניהול המלאי. כאשר מדובר בעשרות אלפי פריטים בעץ מוצר של מוצר טכנולוגי מורכב, אנליסיטים משתמשים באקסל ככלי לניהול פרטיני של פריטים מסוימים. לרוב הפריטים משויכים לסוגים שונים, כגון פריטים מתכלים, פריטים מכניים וכדומה. מדיי שבוע מתבצעת סקירת סטטוס פריטים, כאשר כל תמונת מצב אודות כל קבוצת פריטים מנותחת לפי לוגיקה מוגדרת ונשלחת לידיעה או לטיפול של עשרות בעלי תפקידים המטפלים בקבוצת פריטים אחת. בהינתן עשרות קבוצות פריטים נדרשת עבודה של 3-4 שעות בהכנת הנתונים בכל שיוך ושליחתם בכל פעם לרשימת תפוצה אחרת. ובכן, ביצוע של אוטומציה כבר משלב ניתוח והכנת הנתונים וכולל שלב חיתוך המידע לפי קבוצות שיוך ושליחה לנמענים, תחסוך גם זמן יקר (התהליך ייקח רק 2-3 דקות) וגם אמינות הנתונים תהיה מלאה.
אי-מייל מעוצב עם תוכן דינאמי
בנוסף לאוטומציה של פעולות בסיסיות באאוטלוק כמו שליחת כמויות גדולות של אי-מיילים וצירוף קבצים, ניתן גם לשלוח מיילים מעוצבים בעזרת קידוד HTML בתוך קוד VBA של אקסל או תוכנות אופיס אחרות. הודעת אי-מייל מעוצבת יכולה לכלול תמונות וטקסטים מעוצבים, ואף אלמנטים מתקדמים יותר לפי דרישות ספציפיות.
לסיכום, קיים פוטנציאל רב בניצול יכולות האוטומציה גם בתוכנת האאוטלוק ושילובה עם תוכנות אופיס אחרות, לרבות אקסל. האוטומציה יכולה לחסוך זמן רב ולשפר את פיריון העבודה בצורה משמעותית.
