אקסס מאפשר בניית אפליקציות הכוללות ממשקים נוחים לשימוש, מבנה נתונים מקושר, ואף יכולת מקוונת. אקסל מאפשר ניתוח מעמיק של נתונים והצגה ויזואלית רבת עוצמה. שילוב של אקסס ואקסל יכול לספק צרכים עסקיים הן עבור ארגונים גדולים והן הקטנים יותר.
ובכן, איזה כלי עדיף לניהול נתונים טבלאיים? קיימות חלופות רבות לכך. עשרות רבות של תוכנות וכלים שנועדו לנהל תהליכים שונים. גם הכלים של האופיס, המוכרים לכולם, יכולים להציע חלופה הולמת במקרים רבים, בייחוד, כאשר אין מערכת ליבה העונה על צורך מסוים בתהליך. שילוב של כוח החישובים והגמישות של אקסל עם מבנה נתונים וטפסים של אקסס מאפשר לפתח מערכות ייעודיות למענה על הצרכים בתהליך העסקי.
אקסל עם אקסס - שילוב כוחות
האקסל משמש ארגונים רבים כפלטפורמה לאחסון וניתוח נתונים אף על פי שאינו עונה להגדרות הקלאסיות של מבנה נתונים. יחד עם זאת, קיימות גישות שמתפשרות על נרמול טבלאות וחסרונות של שכפול נתונים, ומציעות מבנה שטוח של הנתונים. אולם, על מנת ליישם גישה זו הלכה למעשה נדרשת רמת ידע מקצועי שלא תמיד זמין בין משאבי הארגון. במקרים של שימוש בכלים שנתפרו ללא תכנון וללא בסיס מקצועי קיימים סיכונים למידע מסולף ולא אמין. לעומת זאת, מבנה מנורמל של טבלאות מקושרות עשוי לצמצם את מרחב הטעות ולאפשר פלטפורמה נוחה לניהול נתונים בעזרת טפסים. אקסס מציע את היתרונות של מבנה נתונים קלאסי. נוסף על כך, ניתן להלביש ממשק ידידותי ונח לשימוש, שעוטף את מבנה הנתונים ומספק אפליקציה עצמאית ומלאה.
אבל, אקסס אינו יכול להתחרות במידה שווה באקסל מבחינת יכולות עיבוד הנתונים, מגוון הנוסחאות ואפשרויות הצגה ויזואלית שיש לאקסל. הרבה פעמים קיימת רתיעה מאקסס, והתהליכים מנוהלים רק באקסל, מה שאפשרי ברמת אוטומציה טובה בעיקר בשילוב סקריפטים של קוד מאחורי הקלעים. כמו במקרים רבים, האמת כנראה נמצאת באמצע. כלומר, שילוב מבנה הנתונים והטפסים של אקסס עם יכולות חישוביות וויזואליות של אקסל יכול להוות פתרון מלא לצרכים רבים בארגונים שונים. קל וחומר, אם נוסיף לזה גם את היכולות של אופיס 365, המאפשרות שיתוף תהליכים ותוצאות בממשק אינטרנטי.
קיימות שיטות שונות לחיבור בין שני היישומים: האקסל ואקסס. שילוב של תכנות VBA מוסיף נדבך חסר תחליף ליכולת להתאים את אפליקציה לצרכים ספציפיים וייחודיים, שאינם ניתנים ליישום בעזרת אשפים ואפשרויות מובנות.
דוגמא - ניצול חוזקות של כל תוכנה
דוגמא קלאסית לשילוב מתבקש בין אקסס ואקסל מתרחשת במסגרת ארגון שיש בו תהליך עסקי שאינו נתמך על ידי מערכות מידע קיימות. למשל, ארגון אשר מספק שירותי תיקונים והתקנות של מכונות אצל הלקוחות נדרש לנהל את התהליך של השירות לאורך ולרוחב. במקרים רבים, מערכת ERP או CRM הקיימת בארגון לא תומכות בתהליך הייחודי שהתפתח עם השנים בחברה. תהליך כזה לרוב מכיל מורכבויות רבות החל מתזמון מהנדסים וטכנאים, דרך אספקה חלקים ועד ניהול נתונים פיננסיים הכרוכים בתהליך. אחת החלופות היותר הזמינות לטפל בסוגיה המתוארת, הינה בעזרת אקסס כמבנה נתונים וטרנזקציות (זרימת הנתונים, איסופם וסיווגם) ואקסל כמנוע לניתוח והצגת נתונים. כל תוכנה תהיה אחראית על נדבך אחר בתהליך המלא. באותה העת, יפעלו היישומים כמקשה אחת למילוי צרכי התהליך. אם כן, האקסס יהיה אחראי על ממשקי איסוף הנתונים, כגון סוגי תקלות ,תאריכי תיקונים, שמות והסמכות של מהנדסי שירות וטכנאים, משך הטיפול בתקלה או בהתקנה ועוד. האקסל ישמש קצה לניתוח הנתונים, כאשר האנליסט יוכל לייצא את הנתונים שנצברו במבנה הנתונים של אקסס בלחיצת כפתור. הנתונים ייקלטו במודל המבוסס אקסל ויעברו את החישובים הדרושים, כגון משך טיפול ממוצע, סוגי תקלות נפוצות וכדומה. הנתונים יסודרו בתבניות שהוגדרו מראש ויציגו את המדדים בצורה ויזואילית.
להלן ראשי פרקים של גישה לפתרון המשלב אקסס ואקסל:
- הגדרת טבלאות מבנה נתונים וקשרים בין ישויות
- פיתוח טפסים ושאילתות לניהול טרנזקציות נתונים
- ייצוא טבלאות נתונים לאקסל
- עיבוד וניתוח הנתונים בעזרת אקסל
- הגדרת גרפים והצגת תוצאות
- ייצוא תוצאות למצגת
- שליחת תוצאות לתפוצת מיילים או שיתוף פנים ארגוני
לסיכום, פתרון מקצועי, המשלב משאבי תוכנה זמינים, כגון אקסל ואקסס מתוך האופיס, יכול להוות חלופה טובה להרחבות והתאמות יקרות מאד של מערכות ליבה הקיימות (כגון ERP, CRM, SCM).