מערכת מדדים בעולם הרכש

כיום, כאשר תהליך הגלובליזציה הפך להיות מרכיב מחייב בעולם היצרני-תעשייתי, בדגש על התרחבות ורכישות ארגונים ברחבי העולם, הארגונים גלובליים נהנים מחלופות רבות לשיפור התחרותיות שלהם. עם זאת, הארגונים נתקלים בלא מעט קשיים, כגון סטנדרטיזציה של נהלים ותהליכים בין הארגונים, התאמת תהליכי מידע וניהול ועוד. אתגר של ממש, העומד בפני מנהלים, הוא שדרוג ויישור קו במערכות מידע בין חטיבות שונות של הארגון הגלובלי. עלייה  מתמדת מורגשת גם בהקצאת משאבים לטובת מערכות מידע בשנים האחרונות. יחד עם זאת, קיימים קשיים ביישום של פרויקטי אינטגרציה ושדרוג מערכות מידע.

האתגר: מדידת הביצועים של מחלקת רכש בסביבה רוויית נתונים ומערכות
הגישה לפתרון: לזקק את הנתונים מתוך המערכות ללא הטמעת מערכות ליבה נוספות תוך ניתוח ואיפיון מדדי הביצוע והצגתם על פני ציר הזמן

מדיניות IT ריכוזית, שנובעת מטעמים כגון התאמה אסטרטגית לצרכי הארגון, תחרותיות והמשכיות, לא מעט פעמים פוגמת ביכולות של מנהלי מחלקות בסביבה דינאמית ומורכבת למדוד את ביצועי המחלקה. אחת הסיבות לכך, היא שדרישות סטנדרטיות לכל החטיבות דורשות השקעת משאבים במערכות מידע, אך מאידך מדיניות ריכוזית מונעת קידום יוזמות מקומיות.

עולם הרכש, שניהולו מתבסס על מערכות מידע ובסיסי נתונים, זקוק למערכת מדדים מותאמת לתהליכי הרכש של הארגון הגלובלי. יכולת גבוהה של מחלקת הרכש מהווה מרכיב חשוב בתחרתיות העסקית. כמו כן, לרכש השפעה חוצה ארגון. אולם, לעיתים מערכות ERP בארגונים רבים מספקות אך ורק נתונים יבשים על טרנזקציות שונות ברכש ולא יוצרות תמונת מצב אינפורמטיבית.

על מנת לזקק מידע בעל משמעות מתוך ERP ניתן:

1) ליישם התאמות למערכת קיימת
2) לנקוט בעבודת איסוף והשלמה ידנית של ניתוח הנתונים

כאשר החלופה השנייה גוברת ועבודה ידנית של עיבוד וניתוח מתונים הופכת לשגרת יומו של הקניין או המנהל, הארגון נאלץ להגיב להתרחשויות, במקום לפעול בצורה פרו-אקטיבית בזמן הקרוב לזמן אמת. במקרה כזה, מנהל רכש מנוסה, ילחץ לפיתוח מערכת מדדים, שתתבסס על נתוני ERP, אבל ייושם במערכת חיצונית. כך, יקבל תמונת מצב על ביצועי ספקים, קניינים, עלויות עץ מוצר ועוד.

מערכת ERP ומחסני נתונים שלה מהווה רובד יסודי במבנה ופעילות מחלקת הרכש משלב יזום ההזמנה ועד שלב קבלת הפריט ובדיקת האיכות שלו. מחלקת הרכש מבצעת את מירב פעילות זרימת הנתונים דרך מערכת ERP:

• פתיחת הזמנת רכש
• מעקב חוסרים קריטיים
• עדכון רשימת ספקים מורשים
• ניהול הצעות מחיר ומכרזים
• איכות פריטים (לפי ספק, לפי קבוצת פריטים)[
• קבלת פריטים למחסן ובדיקתם

על מנת להעריך בצורה אובייקטיבית את פעילות המחלקה יש לבחון מספר פרמטרים בנוסף לספקים וקניינים, מכיוון שבארגון יצרני גלובלי קיימים קשרים הדדיים וגורמי השפעה חוצי ארגון. בפשטות שרשרת של "רכש - ייצור- הפצה - שירות" מהווה שלד תפעולי בארגון יצרני. יחסי הגומלין בין אבני יסוד של ארגון יצרני נתמכות על ידי מערכות מידע ומושפעות מרמת החפיפה בין המרכיבים, לדוגמא: ERP - MRP - CRM ועוד.

למחלקת הרכש השפעה רבה על פעילות ורווחיות של הארגון. על מנת לשפר את ביצוע מחלקת הרכש קיים צורך אמיתי למדוד את ביצועי הגורמים המעורבים בתהליכים. עליהם נדרש להוציא מידע בעל משמעות תפעולית, לדוגמא:

• עץ מוצר – עלות נוכחית, זמני אספקה, רמת turnkey
• כמות וסטטוס הזמנות – הזמנות פתוחות, הזמנות סגורות, הזמנות בהמתנה לאישור
• קבלת פריטים – OTD (רמת שירות בחתך זמני אספקה)
• איכות פריטים – כמות דחיות לפי ספק/פריט, עלויות אי איכות
• MRB – זמנים ועלויות של תיקון פריטים
• חוסרים – עצירות ייצור

מכשולים רבים קיימים בדרך לשיקוף מלא של תהליכים. דינאמיות עסקית דורשת ביצוע עדכונים והתאמות יקרות. למשל, אינטגרציה של מערכות בתתי ארגונים עם מערכות של חברת האם, הינה פרויקט בעלות גבוהה מאד וברמת מורכבות גדולה. וכך, לעיתים קרובות, נאלצים המשתמשים למצוא פתרונות יצירתיים על מנת להמשיך ולספק תשובות לגבי רמת הביצועים.

מערכת מותאמת של בינה עסקית מאפשרת שאיבה של נתונים ממקורות שונים וממערכות מגוונות, ביצוע עיבוד נתונים מובנה והפצת התוצאות בצורת דוחות.

יישום מערכת מדדים במחלקת הרכש 

איפיון ויישום מערכת מדדים למחלקת הרכש והתאמה לסטדרטים מוגדרים על ידי מחלקת רכש גלובלי.

 מיפוי המצב הקיים ההתחלתי מול מצב רצוי אחרי יישום הפרויקט היה כלהלן: 

מצב קיים:

1. מחלקת הרכש מנהלת מדדים לפי הגדרות משלה ולא בצורה אחידה עם חטיבות יצרניות אחרות
2. אין מעקב היסטורי אחורנית, רק נתונים זמן אמת
3.  עיבוד ידני של נתונים גולמיים, רמת אמינות נתונים טעונת שיפור, זמן רב מושקע עד קבלת תוצאות
4.  נתונים תפעוליים מפוזרים בין מערכות שונות, קושי בהצלבת נתונים

מצב רצוי:

1. יישור קו להגדרות מדידה שמאושרות על ידי ארגון רכש גלובלי 
2.  מעקב מגמות, השוואה בחתכים שונים בין תקופות שונות
3.  עיבוד נתונים אוטומטי, קליטת דוחות ERP ובניית מצגות סיכום ושליחה בלחיצת כפתור
4.  איחוד נתונים לפלטפורמה אחת, הצלבה והפקת משמעויות בין דיסציפלינות שונות

שלבי היישום: 

• איפיון והגדרת מדדי ביצוע בהתאם לדרישות ארגון גלובל
• השוואה למערכות קיימות בחטיבות אחרות בארגון
• יצירת מבנה נתונים מאחד לטבלאות נתונים רלוונטיות
• פיתוח והטמעה של לוחות בקרה (Dashboards)

 

  דוגמא לתהליך שיפור במדד:

 

 

                                                          

סיכום: יישום משמעויות מניתוח נתונים ובקרת מדדי ביצוע מאפשר שיפור ביצועים עסקיים                                                         

 

מדידת ביצועים חשובה לארגון על מנת לשמר שיפור מתמיד ורמת תחרותיות גבוהה. למחלקת הרכש השפעה מיידית וישירה על רמת התחרותיות של החברה בהיבט כדאיות כלכלית (משא ומתן והשגת עסקאות במחירים משתלמים, עלויות מלאי ועוד), איכות התוצר הסופי (ביצוע בקרת איכות פריטים מספקים), שימור המכשיות עסקית (סינון ספקים ושימור חלופות לפריטים), זמני אספקה של מוצרים ללקוחות (תלויים ישירות בזמני אספקה ותזמון מדוייק של פריטי המוצר) וכדומה.

בעולם הממוחשב של ימינו, על מנת לקיים מערכת רכש תקינה ומוצלחת, חובה על הארגון לספק מערכות מידע ברמה טובה, כך שהמנהל יוכל לקבל תמונה עדכנית על מצב מחלקתו בחתכים שונים ולהתריע על מגמות ומצבי שוק. סוגיה זו חשובה עוד יותר כשמדובר בארגון גלובלי, השואף לסטנדרטיזציה של תהליכים, נהלים ורמות שירות. 

לפיכך, יישום מוצלח של מערכת מדדים מביא בהכרח תוצאות בשטח. כאשר מערכת זו חוסכת את משאב הזמן היקר ומאפשרת יכולת תגובה ותכנון פרו-אקטיביים לאנשי הרכש ומנהליו, הארגון כולו מרוויח.