קבלת החלטות מושכלות על בסיס מדידת ביצועים וניתוח נתונים

תהליך קבלת ההחלטות בארגון הינו מורכב ומושפע מגורמים רבים. ניתן ואף כדאי לשפר את אותו בעזרת התבססות על ניתוח נתונים מספריים, הצגת מדדים, התבוננות במגמות וגזירת תובנות מהמידע המתקבל. בין הכלים של תבונה עסקית, אקסל הוא הזמין ביותר ומאפשר גמישות רבה בעיבוד נתונים וכן יכולות הצגה ויזואלית מעולות. שימוש נכון ביכולות אלו ממצב אותו כפלטפורמה נוחה לבניית דוחות בקרה. יתרון בולט נוסף הוא ההיכרות והנגישות של אקסל לכל עובדי הארגון.

דוחות בקרה (Dashboards) הינם כלים ויזואליים (כגון גרפים) שמאפשרים תפיסה מהירה של המידע. כל ארגון צריך להיות מעוניין למדוד את ביצועיו הן ברמת מדדי ביצוע כלליים והן בצורה פרטנית היכן שנדרש. 

בין מערכות ליבה לאקסל - תהליך גישור

רוב הארגונים פיתחו שיטות ייחודיות ותהליכים מקוריים, המגובים על ידי מערכות נתונים. הזנת נתונים, בין אם אוטומטית או ידנית, מתבצעת לאורך כל השרשרת הארגונית ומאפשרת לשקף תמונת המצב על בסיס ניתוח הנתונים. שיטות ותהליכים לאיסוף וניתוח נתונים שונים בין ארגון לארגון, אך קיים ביניהם גם מכנה משותף בסיסי: כולם צריכים לראות את טובת הארגון ולהתאים בסופו של דבר לאסטרטגיה העסקית. מאידך, דווקא בזכות הייחודיות קיים קושי אמיתי לקבל פתרון של מערכת תוכנה מושלמת, גנרית ותומכת בכל שלב בתהליך. מערכות ליבה כגון ERP, CRM, MRP ועוד לרוב אינן מכסות את כל המורכבויות שבארגון. כך נולד צורך, כנראה בלתי נמנע בינתיים, להתאמות ותוספות למערכות ליבה. יחד עם זאת, בסופו של יום רוצה המנהל, ובצדק, לראות מה מצב מחלקתו בדוחות הבקרה שאיפיין. הדרך האידאלית היא כמובן לקבל את תובנות הללו בתצוגה מתאימה במערכות הליבה. אולם לעיתים, כאמור, אין את כל דוחות במערכות הללו ועל מנת לאפיין ולפתח נדרשת השקעה כספית גדולה בדרך כלל ותהליך פיתוח והטמעה ארוך. אחת הדרכים להשיג זאת מבלי לבצע התאמות רוחב ועומק במערכות הליבה היא שימוש באקסל. למעשה, מדובר בסוג של גישור בין הצורך העסקי לבין מערכות מידע, כאשר אקסל משמש גשר ומומחה אקסל מביא את ניסיונו ביישום הפתרונות.

דוגמא לתהליך

תיאור תהליך להטמעת מדדי ביצוע של מחלקת רכש:

  1. מיפוי הישויות בתהליכים תפעוליים ופיננסיים
  2. הגדרת מדדי ביצוע כלליים ופרטניים
  3. איפיון הפתרון בחתך ממשק ומבנה נתונים
  4. תרגום נתונים גולמיים למידע בעל משמעות וערך
  5. הגדרות דוחות קבועים
  6. הטמעה והדרכה
  7. תמיכה ופיתוחי המשך

ערך מוסף לתהליך עסקי

בסיום ההטמעה ניתן להעריך את הערך המוסף שהושג באמצעות פיתוח דוחות ודשבורדים:
מצב לפני: תמונת מצב חלקית, מדדים חסרים
מודל פיתוח: קליטת נתונים מ-ERP ומערכות אחרות, עיבוד הנתונים והצגתם בגרפים כולל היסטוריה
מצב אחרי: שיפור בביצועים תפעוליים, קבלת החלטות על בסיס נתונים